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Accordo sul trattamento dei dati

L'accordo previsto dall'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, fra te e PagaCerto. Versione: 31 agosto 2026.

1.Le parti, e che cosa regola questo accordo

Questo accordo è fra te — il titolare dell'account PagaCerto, di seguito «il titolare» — e Graziano Moreschi, che gestisce PagaCerto, di seguito «il responsabile».

Regola il trattamento dei dati personali che il responsabile svolge per conto del titolare nell'erogazione del servizio: le anagrafiche dei clienti, i dati dei debitori, le fatture, i pagamenti e i messaggi che partono. L'oggetto, la durata, la natura, le finalità, i tipi di dati e le categorie di interessati sono nell'Allegato A, che è parte di questo accordo.

Si accetta aprendo l'account, insieme ai Termini di servizio, e vale finché esiste il rapporto. L'accettazione viene conservata con la data e la versione qui indicata.

Se una clausola di questo accordo confligge con i Termini di servizio, prevale questo accordo, ma solo per quanto riguarda il trattamento dei dati personali.

2.I ruoli, e dove finisce il nostro

Sui dati dell'Allegato A il titolare del trattamento sei tu: decidi tu perché e come vengono trattati, e sei tu a rispondere di averli raccolti lecitamente e di aver dato ai tuoi clienti e ai tuoi debitori l'informativa che gli è dovuta. Noi siamo responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28.

Il nostro ruolo finisce dove finiscono le tue istruzioni. Sui dati del tuo account, sui log tecnici e sulla sicurezza del servizio decidiamo noi, e lì siamo titolari: quel trattamento non lo regola questo accordo ma la nostra informativa. Sono due perimetri distinti, e nessuno dei due assorbe l'altro.

3.Trattiamo solo su tua istruzione

Trattiamo i dati soltanto sulla base delle tue istruzioni documentate. Le tue istruzioni sono: questo accordo, i Termini di servizio, e quello che imposti dentro il prodotto — quali pratiche avvii, quali sequenze usi, quali messaggi approvi. Una richiesta che ci mandi per iscritto all'assistenza è a sua volta un'istruzione.

Non usiamo quei dati per finalità nostre. In particolare non li usiamo per statistiche commerciali, non li cediamo, non li incrociamo con quelli di altri clienti e non li usiamo per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale, né nostri né di terzi.

Se riteniamo che una tua istruzione violi il Regolamento o un'altra norma sulla protezione dei dati, te lo diciamo subito e possiamo sospenderne l'esecuzione finché non la confermi o la correggi (art. 28, par. 3, secondo capoverso). Se una legge ci obbliga a trattare i dati fuori dalle tue istruzioni, te lo comunichiamo prima di farlo, salvo che quella stessa legge lo vieti.

4.Riservatezza

Accede ai dati solo chi deve, e solo per quello che deve fare. Chi vi accede è vincolato alla riservatezza, per contratto o per obbligo di legge, e il vincolo resta anche dopo la fine del rapporto.

Va detto per intero, perché è la realtà di oggi e cambia il modo in cui valuti questa clausola: PagaCerto è gestito da una persona sola. L'accesso ai dati di produzione è suo, ed è tenuto al minimo necessario a far funzionare il servizio e a risolvere i guasti. Se un giorno ci saranno altre persone, saranno autorizzate una per una e vincolate per iscritto.

5.Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32). Quelle in atto oggi:

Isolamento fra clienti nel database stesso. Non è il codice dell'applicazione a decidere che cosa ciascuno può leggere: è una regola del database, che vale anche se il codice sbaglia. È la misura che conta di più, perché il rischio più concreto in un servizio come questo è che i dati di un cliente finiscano davanti a un altro.

Cifratura dei dati in transito e a riposo presso i fornitori dell'Allegato B; le copie di sicurezza escono cifrate con una chiave che nessun fornitore possiede. Token di sessione non leggibili da nessuno script. Chiavi dei fornitori solo lato server, mai nel browser. Privilegio minimo sui ruoli del database. Registro immodificabile delle azioni, per ricostruire cos'è successo.

Minimizzazione verso l'AI. Alla generazione delle bozze non arrivano l'email del debitore, la sua partita IVA, il suo codice fiscale, il suo IBAN né il suo telefono: il sistema non li consegna proprio. L'elenco di ciò che arriva è nel §6 di Privacy del prodotto.

6.Altri fornitori (sub-responsabili)

Ci autorizzi in via generale a servirci dei sub-responsabili elencati nell'Allegato B. Ciascuno è vincolato per contratto a obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli di questo accordo, e del loro operato rispondiamo noi nei tuoi confronti, come del nostro.

Se vogliamo aggiungerne o sostituirne uno te lo comunichiamo per email con almeno 30 giorni di anticipo. Entro quei 30 giorni puoi opporti per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati. Se ti opponi cerchiamo una soluzione alternativa; se non esiste, puoi chiudere l'account senza penali prima che il cambiamento abbia effetto — quello che succede all'abbonamento sta nella Politica di rimborso.

Il preavviso non si applica quando la sostituzione è necessaria per ragioni urgenti di sicurezza o di continuità — un fornitore che chiude, o che viene compromesso. In quel caso ti avvisiamo appena possibile, e il diritto di opposizione resta, esercitabile dopo.

7.Quando un tuo debitore esercita i suoi diritti

Se un interessato — un tuo cliente, un tuo debitore — chiede l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità, o si oppone al trattamento, a rispondere sei tu: il titolare sei tu, e noi non abbiamo il rapporto con lui.

Quello che facciamo noi è renderti possibile rispondere. Il prodotto ti fa cercare, correggere, esportare e cancellare i dati di una persona senza chiedere niente a nessuno. Se questo non basta, ti assistiamo con misure adeguate. Se una richiesta arriva a noi invece che a te, non rispondiamo al suo posto: te la giriamo senza ingiustificato ritardo.

8.Violazioni dei dati, e il resto dell'assistenza

Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i dati trattati per tuo conto, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza, all'indirizzo email del tuo account. Ti diciamo che cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolte per quanto lo sappiamo, quali conseguenze prevediamo e che cosa stiamo facendo.

La notifica al Garante e la comunicazione agli interessati (art. 33 e 34) restano tue, perché il titolare sei tu: noi ti diamo le informazioni che abbiamo. Ti assistiamo allo stesso modo sulla valutazione d'impatto e sulla consultazione preventiva (art. 35 e 36), nei limiti di quello che sappiamo del nostro trattamento.

9.Alla fine: restituzione o cancellazione

Puoi esportare i tuoi dati quando vuoi, dalle Impostazioni, in formato aperto e senza chiederci niente. Questo vale durante tutto il rapporto, non solo alla fine.

Quando il rapporto finisce hai 30 giorni per esportare tutto. Passati quei 30 giorni cancelliamo, ed è la scelta predefinita; se preferisci che ti restituiamo i dati in un altro modo prima di cancellarli, basta chiederlo entro quel termine. La cancellazione si estende alle copie di sicurezza secondo la loro rotazione, ed è completa entro un mese dalla cancellazione dei dati vivi.

Conserviamo oltre quel termine solo ciò che una legge ci obbliga a conservare, per il tempo che quella legge impone e per nessun altro scopo.

10.Dimostrare che rispettiamo questo accordo

Ti mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell'art. 28. In concreto: rispondiamo per iscritto alle tue domande e ai questionari del tuo consulente, e ti forniamo la documentazione che abbiamo sulle misure del §5 e sui fornitori dell'Allegato B. Scrivi a privacy@pagacerto.it.

Consentiamo e contribuiamo alle attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte da te o da un incaricato che tu autorizzi. Perché resti una cosa praticabile per tutti e due, le condizioni sono queste: con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta l'anno salvo che sia in corso una violazione o lo imponga un'autorità, in orario lavorativo, senza interferire con il servizio, sotto vincolo di riservatezza e a tue spese.

11.Fuori dallo Spazio economico europeo

Il database sta in Europa. Alcuni sub-responsabili dell'Allegato B sono società statunitensi: verso di loro il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, integrate — dove il fornitore vi aderisce — dalla decisione di adeguatezza sul quadro UE-USA per la protezione dei dati. Accettando questo accordo ci istruisci a effettuare quei trasferimenti.

Puoi chiederci copia delle garanzie applicate a ciascun fornitore scrivendo all'indirizzo del §10. Non trasferiamo dati verso altri Paesi terzi senza averti prima aggiornato l'Allegato B con il preavviso del §6.

12.Responsabilità

Fra noi due vale il limite di responsabilità del §10 dei Termini di servizio. Quel limite non vale, e non potrebbe valere, verso gli interessati né verso l'autorità di controllo: la responsabilità dell'art. 82 del Regolamento resta quella che la legge stabilisce, e nessun accordo fra noi la riduce.

13.Durata e modifiche

Questo accordo vale finché trattiamo dati per tuo conto, e le clausole che per loro natura devono sopravvivere — riservatezza, cancellazione, responsabilità — restano in vigore dopo la fine.

Possiamo modificarlo per adeguarlo alla legge o al servizio. Se la modifica tocca la sostanza, cambia la versione in cima a questa pagina e te lo comunichiamo prima che valga: hai il tempo di leggerlo e, se non ti va bene, di chiudere l'account senza penali. Una correzione di forma non muove la versione.

Vale la legge italiana, come per i Termini di servizio.

Allegato A — I dettagli del trattamento

Oggetto. L'erogazione di PagaCerto: gestire l'anagrafica dei crediti scaduti e comporre, programmare e inviare i solleciti a nome del titolare.

Durata. Per tutto il tempo in cui il titolare usa il servizio, più i 30 giorni del §9.

Natura e finalità. Raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione (l'invio dell'email al destinatario) e cancellazione, al solo fine di eseguire le istruzioni del titolare.

Tipi di dati personali. Dati identificativi (nome e cognome, ragione sociale, nome del referente); dati di contatto (indirizzo email); dati fiscali (partita IVA, codice fiscale, indirizzo); dati economici relativi al credito (numeri e importi delle fatture, date di emissione e scadenza, pagamenti, promesse di pagamento, contestazioni); il testo dei messaggi inviati e l'esito della loro consegna.

Categorie di interessati. I clienti del titolare e i loro referenti; i debitori del titolare, siano essi persone fisiche o persone fisiche che agiscono per conto di un'impresa o di un ente.

Categorie particolari. Nessuna. Il servizio non è progettato per trattare le categorie particolari dell'art. 9 né i dati relativi a condanne penali e reati dell'art. 10, e il titolare si impegna a non caricarne. Se ne carica comunque, il trattamento resta sotto la sua esclusiva responsabilità.

Allegato B — I sub-responsabili

Questo è l'elenco in vigore alla versione indicata in cima alla pagina. Le modifiche seguono il preavviso del §6.

Paddle non è un sub-responsabile e non compare in questo elenco: vende il servizio in nome proprio come rivenditore ufficiale, sui dati del pagamento è titolare autonomo, e ai dati dell'Allegato A non accede.