Un sollecito che funziona dice tre cose e si ferma: quale fattura, quanto, cosa fare adesso. Tutto il resto — le scuse per il disturbo, la spiegazione di quanto sia difficile il momento, la minaccia velata alla fine — abbassa le probabilità che ti paghino, non le alza.
La regola pratica è questa: scrivi come se il bonifico fosse già partito ieri. Nella maggior parte dei casi è vero, o quasi: la fattura è ferma su una scrivania, non su una decisione di non pagarti. Un messaggio scritto dando per scontata la malafede ottiene una risposta piccata da chi era solo in ritardo, e non smuove di un giorno chi non voleva pagare.
Il terzo criterio è la ripetizione. Un sollecito da solo non serve quasi mai: serve una sequenza, in cui il tono cambia mentre i giorni passano. Su quanto aspettare fra uno e l'altro abbiamo scritto a parte, in dopo quanti giorni si manda il secondo sollecito.
L'oggetto decide se lo aprono
L'oggetto è l'unica parte che leggono tutti. Deve dire di cosa si tratta e restare neutro:
Fattura n. 2026/128 — scaduta il 12 agosto
Funziona perché è verificabile in due secondi: chi lo legge sa se lo riguarda. Da evitare, in ordine di danno:
- «Sollecito di pagamento» e basta: non dice quale fattura, e chi ne ha tre aperte con te non sa cosa aprire;
- «URGENTE», le maiuscole, i punti esclamativi: alzano il tono prima ancora del testo;
- oggetti che non nominano la fattura («Un attimo del tuo tempo»): sembrano marketing e finiscono nella cartella sbagliata;
- oggetti che minacciano («Ultimo avviso prima di azioni legali»): se non è vero è un bluff, se è vero lo scrive un avvocato.
Il corpo, in quattro righe
Una struttura che regge in quasi tutti i casi:
- Il fatto. «La fattura n. 2026/128 di 1.200 euro è scaduta il 12 agosto.»
- L'ipotesi benevola. «Immagino sia sfuggita.» Una riga, non tre.
- Cosa fare. Gli estremi di pagamento, dentro il messaggio. Non «trovi l'IBAN in fattura»: mettilo lì.
- L'uscita. «Se il bonifico è già partito, ignora questo messaggio.»
Quell'ultima riga sembra una cortesia e invece è la parte che più spesso salva il rapporto. Il bonifico partito ieri e non ancora arrivato è la situazione più comune di tutte, e un sollecito che non la prevede fa fare una figuraccia a te, non al cliente.
Aggiungi una firma con un nome e un recapito veri. Un sollecito che arriva da un indirizzo senza risposta chiede soldi senza offrire un modo di rispondere, ed è il motivo per cui molti restano senza risposta.
Tre toni, tre momenti
Non sono tre stili fra cui scegliere per gusto: sono tre momenti dello stesso credito, e si usano in quest'ordine.
Cortese. Il primo, subito dopo la scadenza. Dà per scontato che sia una dimenticanza e non nomina conseguenze. Se il tuo cliente paga qui — e la maggior parte paga qui — il rapporto non si è consumato di un millimetro.
Professionale. Il secondo, dopo una settimana o due. Cambia una cosa sola: aggiunge i numeri. Da quanti giorni è scaduta, quanto è l'importo, quali sono gli estremi per pagare. Non è più freddo per punire, è più preciso perché la dimenticanza non regge più.
Fermo. Il terzo. Chiede una data, non un pagamento generico: «Fammi sapere entro venerdì quando pensi di saldare.» Una domanda con una scadenza è più difficile da ignorare di una richiesta senza. Resta senza minacce, e non anticipa niente che tu non abbia già deciso di fare.
I tre testi che usiamo, parola per parola, sono pubblici in modelli di sollecito: sono gli stessi che il prodotto manda, non esempi scritti per una pagina.
Cosa non scrivere, mai
Alcune frasi fanno più danno del ritardo che vorrebbero risolvere.
- «Procederemo per vie legali.» Se non hai parlato con un avvocato non è vero, e chi la legge due volte senza vedere niente capisce che non lo farai. Se invece è vero, la comunicazione formale è un altro documento e la scrive un'altra persona.
- «Segnaleremo il tuo nominativo.» Le banche dati sul credito hanno regole loro; nominarle in una mail è una minaccia impropria, e sul cliente sbagliato diventa una contestazione.
- Interessi e penali improvvisati. Gli interessi di mora esistono davvero e spettano per legge, ma vanno calcolati: ne abbiamo scritto in interessi di mora, quanto puoi chiedere davvero.
- Il debito raccontato ad altri. Mettere in copia il capo del tuo referente, o un collega, per «fare pressione» significa comunicare a terzi una posizione debitoria. È il modo più rapido di trasformare un ritardo in un problema tuo.
- Il sarcasmo. «Confidiamo nella vostra consueta puntualità» dopo tre solleciti si legge per quello che è, e chiude la porta.
Il momento in cui parte conta quanto il testo
Due cose che valgono più di qualunque limatura del testo:
Manda in orario di lavoro. Un sollecito che arriva alle 23:40 di sabato dice che ci stai pensando la notte, e mette una fretta che non aiuta. Dal lunedì al venerdì, in orario d'ufficio.
Un destinatario alla volta. Niente copia conoscenza, niente liste. Un sollecito è una conversazione fra te e chi ti deve pagare.
E soprattutto: smetti quando ti hanno pagato. Il sollecito che arriva il giorno dopo il bonifico cancella il credito che avevi guadagnato con i tre precedenti. È la ragione per cui questa cosa, fatta a mano, è più difficile di quanto sembri: non è scrivere le mail, è ricordarsi chi nel frattempo ha pagato.
Se ti riconosci nell'ultima riga, PagaCerto fa esattamente questo: tiene il conto di chi ha pagato e chi no, e manda i solleciti nell'ordine e nei tempi che hai deciso. Il piano gratuito segue cinque fatture scadute alla volta, non scade e non chiede una carta.